テレワークのススメ

テレワークのススメ

コロナウイルスの影響で、外出が控えられる中、テレワーク(リモートワーク)に対する関心が高まっており、Web-OsakaでWebコンサルタント業務を担当している私の元にも、企業からのテレワーク導入相談やマスコミ関係者からの取材が増え始めました。

そこで今回は比較的低コストで、手元のパソコンやスマホなどでも利用出来るテレワーク関連のサービスや基本的な使い方などを紹介したいと思います。

2006年当時のECSオフィス。50インチのモニタを前にしてビデオ会議の準備中
Webコンサルタントへのお問い合わせはこちら
[ お電話でのお問い合わせ ]
フリーダイヤル:0120-386-387
受付時間:10:00〜17:00(土日・祝日を除く)

2000年から導入されたWeb-Osakaのテレワーク

2000年にECSを創設した私は1996年の渡米経験を参考に、世界に拠点を置くクリエイターのチームを編成しました。

遠隔でのワークスタイルは現在で言うテレワーク(リモートワーク)の原形でもあり、現在のECSワークスタイルの基本形を確立しました。

Webサイトの企画制作業務を開始し、チーム内ではこのワークスタイルをハリウッドの映画制作現場からの由来にちなんで「ハリウッドスタイル」と呼んでいました。

しかし当時はネットの回線速度も10Mbpsくらいでしたから、基本的なツールはチャットや自家製のサーバ環境といった基本的なツールばかりでした。

2006年頃にはネットの回線もFTTH(光ファイバー)が当たり前の時代となり、ゲーム機を利用したビデオ会議なども導入していきました。

スマホとクラウドで広がったテレワーク

その後2010年には日本でもSNSやスマホの普及でいつでもどこでもオンラインでのコミュニケーションが可能となりました。更に固定回線の高速化、軽くて使い勝手の良いサービスの増加やクラウド環境が整備され、リモートワークの仕組みもシンプルになり、一般の業務でも手軽に導入出来るようになっていきます。

2010年になるとパソコンのサブモニタにテレワークツールをコンパクトに収容できる時代に突入。Skype、twitterなども利用していた。右のモニタは京都で業務を行うスタッフとのビデオチャットと、twitterを併用したリアルタイムのやり取りが展開されている。

導入が簡単で低コストなオススメのテレワークサービス

テレワークは時間や場所に関係なく業務に集中して、処理も効率化出来ますが、対面でしか仕事が成立しないような業務もあり、万能ではありません。

しかし、パソコンを使った事務処理や、クリエイティブ関連の業種などでは実に有効です。 また、士業や教育現場、役所などでは特に有効なワークスタイルだと思います。

今ではパソコンとスマホ、通信環境があればすぐに導入出来ます。

現状ではツールもかなり使い安い物が多くて、コストも掛からないサービスも豊富です。

テレワークを効率化するコツは、色々なサービスを使い分けずにツールの役割やワークスタイルによって、必須となるサービスを絞って導入することです。

【コミュニケーション】Chatwork

業務の流れでも「ホウレンソウ」は、コミニュケーションの基本です。

プロジェクト毎に時系列で複数の担当者間でのやりとりを行うのには、メールは不向きです。 チャットの仕組みの方が適していますが、これにも向き不向きがあり、ECSでも 2000年の創業時からICQやappleのチャット、リアルタイムブログ、Skypeなど様々なタイプのチャットツールを使ってきました。

しかしどれも一長一短。これというシステムがなかった中で革命的だったのがtwitter です。しかしこれもユーザーが増えてしまい、公開型ということもあり、情報漏洩 の危険性が指摘されてきました。

なにかいいチャットはないかなと思っていると、同じ事に気が付いていた地元の企業が独自の社内ツールとしてchatworkを開発します。

それが大阪のIT業界で注目を集めることになり、正式にChatworkとしてサービスをリリースしました。

Chatworkは参加者限定のクローズドサービスで、ビジネスに特化しているのが特徴。

タスク 管理、ファイル共有、プロジェクト毎のチャット設定、ビデオチャット機能などシンプルで使い安い機能を備えており、常に改善されているのもお薦めの理由。 使用頻度ではGoogle系と並ぶ優秀なツールです。しかも大阪発!の国産サービスで す。

料金体系も非情にリーズナブルで、無料から導入出来ますから、まずは社内の業務に使ってみて、行けると思ったら機能が充実した有料プランを導入すればいいと思います。

Chatworkのプラン

今はコロナウイルスでテレワークが推奨されていますが、Chatworkは一ヶ月の無償提供も開始するなど、支援態勢を強化しています。更にテレワークに関するマニュアルや資料も無料で配付しているので、そちらも参考にお試し利用からはじめてみるのがオススメです。

Chatwork社の支援態勢とお役立ち資料

【オフィス系ツール】Googleドライブ(GD)

パソコンを使って事務的な仕事をするのに必須となるのが、マイクロソフトのOffice ですよね。Word、Excel、PowerPointなどが主なツールですが、リモートワークで これらの代わりになるのがGoogleが提供しているGoogleドライブ(GD)です。

このGDはGoogleのアカウントを作れば無料から使う事ができます。 Wordはドキュメント、Excelはスプレッドシートという具合に互換性もあるサービスが用意されています。

これらのファイルやプロジェクトはGoogleアカウントさえあればユーザー間で共有 出来ます。 パソコン、スマホがあればどこでも作成や編集も可能です。

Googleドライブ

【メール】 Gmail

Googleでは定番と言えるのがGmailではないでしょうか。 このメールサービスの特筆できる点は独自ドメインのアドレスでも利用出来ること。

例えば私の場合はコーポレートドメインがweb-ecs.comですが、このアドレスでも設定すれば送受信可能です。 基本的なフィルタリング機能やウイルス対応なども充実しており、非常に使いやすいです。

更にGDと併用すれば、添付書類を用意することなく、GD内に作成した資料をそのまま共有することも出来ます。

【カレンダー・スケジュール】 GoogleカレンダーとAppleのiCal

基本的なスケジュールを管理するためにカレンダーソフトが欠かせないと思います が、オンラインのカレンダーで標準になっているのはappleのiCal形式です。

このカ レンダーをオンラインでデバイスやOSに依存せずに共有や連携できるのもGoogleカレンダーです。

私の場合はMacとiPhoneがメインのデバイスなのでデザイン性と使いやすさからデスクトップとアプリは「カレンダー」を使用してGoogleカレンダーで連携共有。スタッフ個別の予定や、プロジェクトのスケジュールなど全て確認出来るようになっています。

【データ共有】 iCloud Drive

10年くらい前にクラウドサービスが注目されはじめたのは、AppleとGoogleのサービスが、意識しなくてもオンラインで使えるようになってきたのが要因ではないかと思います。

USB接続のモバイルストレージが主流だった2006年、その翌年にMITの学生が革命 的なサービスとしてオンラインストレージサービスDropboxをリリースしました。

その後も様々なオンラインストレージサービスが開発されていきますが、ソフトウ エアとの柔軟な連携、ローカル環境の容量に負担が掛からないなど、独自のアプリケーションファイルをデータ共有するのであればAppleのiCloud Driveが突出してい ると思います。

Webコンサルタントへのお問い合わせはこちら
[ お電話でのお問い合わせ ]
フリーダイヤル:0120-386-387
受付時間:10:00〜17:00(土日・祝日を除く)

その他のサービス

他にもテレワークで利用出来るサービスは沢山ありますが、業種別に導入を検討出来そうなサービスをいくつか紹介します。もちろん全てWeb-Osakaでの利用実績があるサービスです。

【工程管理】Brabio
工程管理やスケジュール表として便利なガントチャート。スマホやタブレットにも対応。しかも5人までの利用ならずっと無料!

【見た目の指示書】aun(アウン)
Webサイトの修正や、機器の操作方法など、絵に描いたり写真を撮って、そこに文字で「ここが、こうで、あそこがあーで、こうしてほしい」など直接指示を書き込んで何かを依頼する事がありますよね。そんな時便利なのがこのサービス。現在このサービスもコロナウイルス対策として、指示書の保存期間は7日から30日(無料)に延長中です。

【報告書】houren.so
写真を使った報告書作成というユニークなサービス。建設現場、宿泊施設、小売り店や幼稚園、保育園など事務作業以外で多発する現場報告に非情に便利です。操作も簡単で手間無く素早く報告書の作成が出来ます。

※今回の記事は東京オリンピックを契機に、導入が推奨されるようになったリモートワークに関して、コロナウイルスの影響下で、導入が比較的簡単で低コストなサービスに絞った内容に編集し、マスコミに寄稿した情報を元に再編集しています。200327秋吉。

4月4日(土)の毎日新聞の大阪夕刊の「こちらネット相談室」に掲載されました(効率的なテレワークのために クラウドやチャット、不可欠)Web版はこちら。200406秋吉。

Webコンサルタントへのお問い合わせはこちら
[ お電話でのお問い合わせ ]
フリーダイヤル:0120-386-387
受付時間:10:00〜17:00(土日・祝日を除く)